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【就活マナー】相手に好印象を与える電話対応のポイント
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こんにちは！ 京都市わかもの就職支援センター（通称わかせん）です。
就職・転職活動の際に皆さんが苦手とされることの1つ「電話対応」。
近年、ご友人との連絡もSNSやメールでのやり取りが主流になっていることもあり、苦手意識を持つ方も増えています。
そこで本日は、相手に好印象を与えるような電話の対応や注意事項をお伝えしていきます。ぜひこの機会に正しい方法を学び、発揮していきましょう。
電話する際に意識して欲しい3つのポイント
（1）笑顔が感じられる話し方
もう少し補足すると、若さや明るさ、丁寧さが感じられる話し方を心掛けましょう。
電話では相手の表情は見えていませんが、明るさや元気の良さは、話し方で概ね分かります。また電話対応で企業が見ている（聞いている）大事なポイントになります。表情は見えなくても、笑顔で対応するようにしましょう。
（2）感じの良い話し方
体型に合ったものを着用しましょう。
腕や膝の関節部分やお尻はシワが付きやすいので、シワが目立つ際にはクリーニングに出すか、当て布をしてアイロンを当てましょう。
尚、男性はジャケットの1番下のボタンは外しておきましょう。
（3）相手が聞いて、分かりやすい話し方
敬語を意識するあまり、回りくどい言い方になってしまっていたり、結局何が言いたいのか分からない…ということでは相手と齟齬（そご）が生まれてしまう原因となります。
何が言いたいのか簡潔に話すようにしましょう。
電話をかける際に「避けるべき時間帯 4選」
（1）連休明けor月曜日の「午前9時台」
連休明けや休み明けは、出勤後にメールのチェックと対応に追われます。
そのため概ね休み明けの朝イチの時間帯は連絡を避ける方がベターです。
（2）朝イチの時間帯（概ね9時半頃まで）
（1）と同様ですが、休み明けでなくとも、朝イチのタイミングは何かとバタバタされることが多く、極力連絡は控えましょう。
（3）お昼休憩の時間帯（概ね12時～13時頃）
一般企業の場合には、12時～13時頃に掛けてお昼休憩のタイミングとなります。近年では”働き方改革”の観点から、しっかりと休憩を取るため、電話を掛けても繋がらないこともあります。
（4）就業前（概ね17時以降）
一般企業では、17時半～18時頃に終業となるところが多いもの。
通常、業務終了の30分ほど前から1日の整理に入る方も多いことから、避ける方がベターです。
【注意】
とは言え、求職者の皆さん側にも都合があるかと思いますので、あまり神経質になりすぎる必要はありません。
”避けられるのであれば、避けていただきたい”位のニュアンスです。
また遅刻や欠席の連絡は、上記の時間帯であっても、分かった時点で速やかに行うようにしましょう。
電話をかける際の事前準備
（1）スケジュール帳、メモ、ペンの準備
電話をかける時には相手から思わぬ要望を受けることもあります。
聞き逃しの無いようにサッとメモを取れる準備をしましょう。
また訪問のお約束をした場合には、その場でスケジュール帳に書き込むようにしましょう。
（2）相手に伝えること、確認しないといけないことを箇条書きにする
電話を切ってから相手に伝えないといけなかったこと、確認しないといけなかったことを思い出すと、再度架電する必要があります。
そうなるとご自身の手間が増えるだけでなく、相手の手間も増やしてしまいますので、必ず箇条書きにしてから架電するようにしましょう。
電話をかける際の手順
（1）ご挨拶
相手が出た際、「挨拶、学校（所属）名、氏名、目的」を簡潔に伝えます。
（2）電話に出ていただきたい相手を伝える
電話に出ていただいた相手が、目的の人と違う場合には、目的の人物の「所属、役職、氏名」を伝えましょう。尚、相手の氏名等が不明の場合には、「人事/採用の担当者様」とお伝えしましょう。
（3）再度「挨拶、学校（所属）名、氏名、目的」を伝える
（1）で電話に出られた方が、上記をお伝えしてくださっていることもありますが、良好な関係を築くためにも再度お伝えしましょう。
（4）アポイントの復唱
電話を切る前には、必ずアポイントの「日時、場所、持ち物等の注意事項等」を復唱し、先方と確認し合いましょう。
（5）「御礼を伝える」
電話を切る前には、簡単にお電話に対応をいただいた御礼をお伝えしましょう。「本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました」程度でOKです。
（6）相手が切ったことを確認し、静かに切ります。
電話を直ぐに切ると、失礼に当たります。また電話は基本的には架電した側から切るといった暗黙のルールもありますが、皆さん側から何かお願いごとをしたりする際には、相手が切るのを待つのがマナーです。
あくまでも目安ですが、”お話が終わり、ゆっくり3秒は待つ”癖を付けましょう。
受電の際の注意事項
今度は企業側から電話がかかってきた際の注意事項を3つお伝えします。
（1）状況判断
まずは落ち着いて話せる状況なのかを考えてから出るようにしましょう。
判断する要素は下記となります。
- 電波状況
- 落ち着いて話せる空間/場所
- 筆記用具の準備
企業から電話が来るということは、何か用事がある、伝えたいことがあることが想定されます。
上記を満たさない場合には、無理に出ず、折り返し連絡をしましょう。
（2）企業からの電話に出られない時
企業からかかってきた電話に1発で出られなければご縁が無くなるわけではありません。ただし折り返しの連絡が遅くなれば、ご縁が遠ざかる可能性は高くなります。
企業からの電話に出られなかった際は、出来るだけ早めに上記3項目を満たし、折り返し連絡をしましょう。
あくまでも目安ですが、企業からの連絡後24時間以内に折り返すように努めましょう。
（3）電話に出るときは、明るく、元気よく！
少なくとも就職活動中は、電話に出る際に「はい、●●大学の●●（苗字）です。」と明るく元気に出るよう努めましょう。
電話の出方でマイナスの印象を与えないように注意しましょう。
まとめ
いかがでしたか？
最後までお読み頂きありがとうございました。
これからも「就活に関するお役立ち情報」をどんどん発信していきます！
是非参考にして、就職活動を良い方向へ進ませてください。
また、「就職活動の進め方が分からない」「一人で悩んでいる」という方は、当センターの「カウンセリング」をぜひご利用ください。
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